Problema Central: Debilidad en la administración, conservación y custodia de archivos físicos y electrónicos del Distrito Medellín.
Situación: Este proyecto tiene entre sus propósitos el fortaleciendo las capacidades técnicas para la implementación del plan de gobierno digital y seguir avanzando en estado abierto, términos de acceso a la información y transparencia institucional. Específicamente, da cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, y Decreto 1080 de 2015, aportando a la eficiencia administrativa teniendo una adecuada administración de los documentos físicos y electrónicos, mejorar y asegurar la calidad del servicio a los ciudadanos del distrito en general. Actualmente se tienen aproximadamente 1.250.000 carpetas o archivos físicos y más de 150.000.000 de imágenes en diferentes aplicativos, se realiza recepción y distribución de aproximadamente 750.000 comunicaciones al año, lo que implica altos costos para su conservación y adecuado almacenamiento (instalaciones físicas distantes y otras contratadas), Recurso Humano insuficiente, riesgo inherente de pérdida del patrimonio documental, y posibilidad de ineficiencia y afectación a la transparencia en la prestación de servicios al ciudadano. Este proyecto tiene entre sus objetivos específicos pretende avanzar en la simplificación de trámites para el ciudadano y hacia la desmaterialización documental e incentivar la participación ciudadana. Actualmente, dentro de las acciones de la Subsecretaria de Servicios de TI, se tienen varios planes de mejoramiento abiertos derivados de auditorías internas y externas, con hallazgos en la implementación de política de gestión documental para el desempeño institucional, hallazgos en la implementación del Plan Intencional de Archivos - PINAR, y hallazgos en la administración documental de acuerdo los programas de gestión archivística del Archivo General de la Nación – AGN.
Magnitud: La Unidad de Gestión Documental tienen como fin proteger y difundir el patrimonio documental del Distrito Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación de Medellín, para lo cual debe formular y ejecutar planes, programas o proyectos, que integren el uso de las tecnologías de la información y comunicación disponibles, con el propósito de promover y garantizar un acceso efectivo y oportuno al patrimonio documental bajo su custodia; así como, generar acciones para impulsar la implementación de la política de archivos. El Plan Institucional de Archivos-PINAR, se constituye como instrumento de planeación estratégica de la función archivística, en razón a lo contemplado en el decreto 612 de 2018, le aporta al Plan de Acción de la entidad. La medición consolidada se construye a partir de la ejecución de los proyectos de desarrollo archivístico que si bien quedan priorizados desde el cumplimiento de la normatividad vigente, acciones de auditorías y seguimientos o implementación de la política de gestión documental, su aplicación depende de la asignación presupuestal por inversión y los proyectos de ejecución permanente que van orientados al desarrollo de los procesos técnicos de la gestión documental y sus líneas base se definen a partir de mediciones históricas. Las mediciones se toman mensual como indicador incremental para una vigencia anual. Indicadores: Porcentaje de Avance del Plan Institucional de Archivos. Metas: las actividades asociadas a los proyectos de ejecución permanente cuentan con línea base, seguimiento mensual y constituyen el 70% de avance total del Plan, el otro 30% corresponde a los proyectos de desarrollo archivístico de los cuales avanza el proyecto de actualización de Tablas de Retención Documental-TRD, juntos se procesan en razón a la meta de un 10% de ejecución PINAR de un Sistema de Gestión Documental Implementado. El PINAR tiene vigencia de 4 años y debe reformularse para 2025 y atender la implementación de los 8 programas del Archivo General.